Privacyverklaring “Dag van de FG”

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) organiseert op 18 september 2025 het congres “Dag van de FG”. Hieronder leest u hoe de AP met uw persoonsgegevens omgaat als u zich aanmeldt voor het congres als deelnemer en/of spreker.

Verwerkingsverantwoordelijke

De AP is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit houdt in dat de AP beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke manier.

De AP is er verantwoordelijk voor dat de persoonsgegevens die zij verkrijgt in overeenstemming met de AVG en op behoorlijke en zorgvuldige wijze worden verwerkt. De AP schakelt het congresbureau Obsession B.V. in om in opdracht van de AP de aanmeldingen te verwerken, volgens de instructies van de AP. Met Obsession B.V.is een verwerkersovereenkomst gesloten. Sub-verwerkers zijn Aanmelder.nl B.V. en Intiss B.V.

Persoonsgegevens

De AP verwerkt persoonsgegevens in de zin van artikel 4, sub 1, van de AVG. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Meldt u zich via de congreswebsite als deelnemer aan voor het congres, dan vraagt en/of verwerkt de AP de volgende persoonsgegevens:

1. Uw e-mailadres, zodat wij uw aanmelding kunnen bevestigen en kunnen communiceren over het congres; u krijgt na aanmelding een bevestigingsmail en in aanloop naar het congres een toegangsbewijs en programma.

2. Uw betalingsgegevens, zodat uw betaling verwerkt kan worden.

3. Uw naam, zodat bij de entree van het congres kan worden gecontroleerd of u zich als deelnemer aangemeld heeft en uw naam op een badge kan worden geprint.

4. Uw FG-nummer en naam van de organisatie waar u FG bent, zodat wij kunnen controleren of u als FG bij ons bent geregistreerd. Slechts geregistreerde FG’s kunnen zich opgeven voor het congres.

5. De workshops die uw voorkeur genieten om bij te wonen op het congres, zodat wij een inschatting van capaciteit kunnen maken.

6. QR-code, bevattende persoonsgegevens en gekozen workshops, in de bevestiging van uw registratie voor het aanmaken van een badge.

Dient u via de congreswebsite een voorstel in voor een door u te leiden bijdrage in de vorm van een workshop op het congres en/of bent u spreker op het congres, dan vraagt en/of verwerkt de AP de volgende persoonsgegevens:

1. Uw e-mailadres en telefoonnummer, zodat wij uw voorstel kunnen bevestigen en kunnen communiceren over het accepteren van uw voorstel t.b.v. het congres.

2. Uw naam, zodat bij de entree van het congres kan worden gecontroleerd of u zich als spreker of workshopleider aangemeld heeft en uw naam op een badge kan worden geprint.

3. De organisatie waaraan u verbonden bent en uw functie, zodat we een evenwichtig aanbod in het programma kunnen verzorgen.

4. De aard en inhoud van de workshop, zodat we een evenwichtig aanbod in het programma kunnen verzorgen.

Grondslag voor de verwerking

De AP moet het verwerken van persoonsgegevens kunnen baseren op een van de grondslagen uit artikel 6 van de AVG. De hierboven genoemde persoonsgegevens worden op de volgende grondslagen verwerkt:

- Voor deelnemers aan het congres: uw e-mailadres, naam, FG-nummer, naam organisatie, betalingsgegevens en workshopvoorkeur worden verwerkt omdat die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons aangaat om het congres te bezoeken (artikel 6, eerste lid onder b, van de AVG).

- Voor indieners van workshopsuggesties en sprekers op het congres: uw e-mailadres, naam, telefoonnummer, uw organisatie en functie en inhoud en aard van de workshop worden verwerkt omdat die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die u met ons aangaat om een bijdrage aan te leveren aan het congres (artikel 6, eerste lid onder b, van de AVG).

Beveiliging persoonsgegevens

Artikel 32 van de AVG verplicht de AP om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

De AP zorgt daarom voor passende beveiliging van de persoonsgegevens die zij onder zich heeft, in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

De AP zorgt er ook voor dat de verwerkers en subverwerkers die zij inschakelt passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan.

Bewaartermijn persoonsgegevens

De AP mag uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de gegevensverwerking (artikel 5, eerste lid, sub e, AVG). Dit betekent dat de AP uw gegevens uiterlijk 6 maanden na het congres verwijdert. Dit in verband met de afwikkeling van nakomende vragen en een evaluatie van het congres.

Verstrekking aan derden

De AP verstrekt uw gegevens niet aan derden, behalve in het geval van een wettelijke vordering of wanneer dit noodzakelijk verband houdt met de levering van een product of dienst (zoals door onze verwerker Obsession B.V.).

Cookies

Op de website(s) en bij diensten van onze verwerker Obsession B.V. worden functionele cookies geplaatst. Functionele cookies zorgen ervoor dat de website goed werkt. Ze onthouden bijvoorbeeld uw gegevens als u zich aanmeldt voor het congres en de deelsessies of als u een spreekvoorstel indient.

Uw privacyrechten

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (artikel 15 van de AVG) en het recht om rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (artikel 16 en 17 van de AVG). Een verzoek om inzage, rectificatie of verwijdering kunt u sturen aan:

Autoriteit Persoonsgegevens

Inzageverzoek AVG

Postbus 93374

2509 AJ DEN HAAG

Eventuele klachten over de verwerking van persoonsgegevens kunt u ook bij de AP indienen.

FG van de AP

De FG van de AP is rechtstreeks te bereiken via privacy@autoriteitpersoonsgegevens.nl.